Hanki hänen yhteystietonsa . Tämä löytyy verkosta eri lähteistä, kuten julkisista tietueista, sosiaalisen median alustoista tai keskinäisistä yhteyksistä.
Päätä viestisi tarkoitus ja sisältö . Kerro selkeästi kirjeenvaihdon syy ja varmista, että viestisi on ytimekäs, asianmukainen ja kunnioittava.
Valitse sopiva viestintäkanava . Päätä, kirjoitatko kirjeen vai lähetätkö sähköpostin. Jos päätät lähettää fyysisen kirjeen, varmista, että sinulla on oikea postiosoite. Jos lähetät sähköpostia, käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta ja aiheriviä.
Osoita viestillesi virallisesti . Aloita kirje tai sähköposti muodollisella tervehdyksellä, kuten "Dear Dr. Bishop" tai "Dear Professor Bishop". Jos olet epävarma hänen arvonimestään tai kunnianosoituksestaan, on parasta erehtyä muodollisuuden puolelle ja käyttää korkeinta akateemista tai ammattinimikettä, jonka voit löytää.
Ilmoita kirjeesi tai sähköpostisi tarkoitus selkeästi ja ytimekkäästi . Selitä, miksi kirjoitat hänelle ja mitä toivot saavuttavasi. Ole täsmällinen ja ytimekäs ja vältä tarpeettomia yksityiskohtia tai epäolennaista tietoa.
Pidä ammattimainen sävy kirjeessä tai sähköpostissa . Vältä epävirallisen kielen, slängin tai puhekielen käyttöä. Muista, että tämä on muodollinen kirjeenvaihto ja sen pitäisi heijastaa kunnioitustasi vastaanottajaa kohtaan.
Lue viestisi huolellisesti ennen lähettämistä . Varmista, että kielioppi-, oikeinkirjoitus- tai välimerkeissä ei ole virheitä. On suositeltavaa, että joku muu tarkistaa viestisi tarkkuuden ja selkeyden ennen sen lähettämistä.
Sisällytä kaikki asiaankuuluvat kotelot . Jos liität mukaan muita asiakirjoja tai liitteitä, kuten ansioluetteloa, portfoliota tai tutkimusehdotusta, kerro selvästi, mitä ne ovat ja miksi lisäät ne.
Ole kohtelias ja ilmaise kiitollisuutta . Kiitä häntä hänen ajastaan ja huomiostaan ja ilmaise kiitollisuutesi kaikesta avusta tai tiedoista, joita hän voi tarjota.
Lähetä kirje tai sähköposti valitsemallasi viestintäkanavalla . Varmista ennen viestin lähettämistä, että sinulla on oikea sähköpostiosoite tai postiosoite. Pidä kirjaa kirjeenvaihdosta viitteellesi, kuten kopio sähköpostista tai kirjeluonnos.