1. Tunnista yhteystiedot :Joillakin kirjoittajilla on julkisesti saatavilla sähköpostiosoitteita tai yhteydenottolomakkeita verkkosivuillaan tai sosiaalisen median sivuillaan. Tarkista heidän viralliset verkkosivustonsa, viralliset sosiaalisen median tilit tai elämäkerrat sähköpostiosoitteen tai yhteyslinkin varalta.
2. Tutki tekijän asetuksia :Ennen kuin otat yhteyttä, tutki kaikki julkisesti saatavilla olevat tiedot heidän suosituista yhteydenottotavoistaan. Jotkut kirjoittajat haluavat ottaa yhteyttä sähköpostitse, kun taas toiset voivat mieluummin lähettää sosiaalisen median suoraviestejä tai virallisia yhteydenottolomakkeita.
3. Luo kohtelias sähköposti :Kirjoita lyhyt ja kohtelias sähköposti. Osoita kirjoittajaa hänen koko nimensä tai tittelin mukaan (esim. "Hyvä herra/rouva [tekijän nimi]"). Esittele itsesi ja ilmaise ihailusi heidän työstään.
4. Ole ytimekäs ja täsmällinen :Pidä sähköposti ytimekkäänä. Kerro selkeästi syysi kirjoittaa, olitpa kyse sitten heidän työstään, pyydätkö signeerattua kirjaa vai haluatko vain ilmaista kiitollisuutesi. Vältä alussa lähettämästä liitteitä tai pitkiä viestejä.
5. Korosta suosikkiteoksia :Jos jokin heidän kirjoituksestaan resonoi sinuun, mainitse se ja selitä lyhyesti miksi. Tekijät arvostavat sitä, että he kuulevat lukijoilta teostensa vaikutuksista.
6. Vältä henkilökohtaisten tietojen kysymistä :Kunnioita heidän yksityisyyttään olemalla pyytämättä liian henkilökohtaisia tietoja, kuten fyysistä osoitetta, puhelinnumeroita tai muita yksityiskohtia julkisten yhteystietojen lisäksi.
7. Ilmainen sulkeminen :Lopeta sähköposti kohteliaasti, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Lämpinä terveisin" ja lisää nimesi. Pidä se ammattimaisena ja kunnioittavasti.
8. Aiherivi :Varmista, että sinulla on selkeä ja ytimekäs aiherivi, joka antaa lyhyen käsityksen sähköpostisi tarkoituksesta kiinnittääksesi kirjoittajan huomion.
9. Kunnioita aikaasi :Tekijät ovat usein kiireisiä eivätkä välttämättä aina pysty vastaamaan. Ole kärsivällinen ja älä lähetä useita sähköposteja, jos et saa välitöntä vastausta.
10. Vältä fanipostikliseitä :Yritä muotoilla viestisi ainutlaatuisella ja vilpittömällä tavalla. Vältä yleisen tai liian toistavan kielen käyttöä.
11. Oikolue ja muokkaa :Tarkista sähköpostisi kielioppi-, oikeinkirjoitus- tai välimerkkivirheiden varalta ennen sen lähettämistä.
Muista, että monet kirjoittajat saavat päivittäin useita sähköposteja, joten kärsivällisyys on välttämätöntä vastausta odottaessa. Saattaa kestää jonkin aikaa, ennen kuin saat vastauksen. Kunnioita myös kirjoittajan yksityisyyttä ja hänen haluamiaan viestintätapoja, jos hän ei halua vastata.