Sähköinen tietueiden hallinta (ERM) tarjoaa organisaatioille laajan valikoiman etuja, mukaan lukien:
1. Parempi tehokkuus ja tuottavuus: ERM-järjestelmät automatisoivat monet asiakirjojen hallintaan liittyvät tehtävät, kuten arkistoinnin, indeksoinnin ja haun, mikä voi vapauttaa työntekijät keskittymään muihin tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita tehostamaan liiketoimintaprosessejaan vähentämällä paperipohjaisten tietueiden tarvetta.
2. Parannettu suojaus: ERM-järjestelmät voivat auttaa suojaamaan arkaluonteisia tietoja luvattomalta käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Tämä on tärkeää organisaatioille, jotka ovat tietosuojasäännösten alaisia tai jotka haluavat vain suojata luottamuksellisia tietojaan.
3. Alennetut kustannukset: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita vähentämään asiakirjojen hallintaan liittyviä kustannuksiaan, kuten säilytys-, paperi- ja työvoimakustannuksia. Lisäksi ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita välttämään tietueiden katoamiseen tai vahingoittumiseen liittyviä kustannuksia.
4. Parannettu vaatimustenmukaisuus: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita noudattamaan alan määräyksiä ja standardeja, jotka edellyttävät asiakirjojen asianmukaista hallintaa. Tämä voi auttaa organisaatioita välttämään sakkoja ja rangaistuksia ja suojella niitä oikeudelliselta vastuulta.
5. Lisääntynyt avoimuus ja vastuullisuus: ERM-järjestelmät voivat auttaa parantamaan organisaatioiden läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta tarjoamalla selkeät tiedot siitä, kuka on käyttänyt, muokannut tai poistanut tietueita. Tämä voi auttaa estämään petoksia ja helpottaa tietoturvaloukkausten tutkimista.
6. Parempi päätöksenteko: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä tarjoamalla heille helpon pääsyn tarvitsemaansa tietoon. Tämä voi auttaa organisaatioita tunnistamaan trendejä, havaitsemaan ongelmia ja tekemään tietoisempia päätöksiä.
7. Parannettu asiakaspalvelu: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita tarjoamaan parempaa asiakaspalvelua helpottamalla asiakkaiden auttamiseksi tarvitsemiensa tietojen löytämistä. Tämä voi auttaa lyhentämään asiakkaiden odotusaikoja ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.
8. Parannettu yhteistyö: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita parantamaan yhteistyötä helpottamalla työntekijöiden tietojen jakamista. Tämä voi auttaa organisaatioita hajottamaan siilot ja parantamaan ryhmätyötä.
9. Lisääntynyt innovaatio: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita edistämään innovaatioita tarjoamalla työntekijöille tietoa, jota he tarvitsevat uusien ideoiden keksimiseen. Tämä voi auttaa organisaatioita pysymään kilpailun edellä ja kasvattamaan liiketoimintaansa.
10. Parempi kestävyys: ERM-järjestelmät voivat auttaa organisaatioita vähentämään ympäristövaikutuksiaan vähentämällä paperin ja muiden materiaalien tarvetta. Tämä voi auttaa organisaatioita säästämään luonnonvaroja ja pienentämään hiilijalanjälkeään.