Tästä syystä:
* se viittaa ryhmään: Asiakirja on kokoelma asiakirjoja, jotka liittyvät usein tiettyyn aiheeseen tai henkilöön.
* se on muodossa yksittäinen: Sanot "asiakirja -aineisto" tai "tämä asiakirja", ei "asiakirja -aineistot".
* se edustaa kokonaisuutta: Sana "asiakirja -aineisto" kattaa kaikki sen sisällä olevat yksittäiset asiakirjat.
On kuitenkin tärkeää huomata, että "asiakirja -aineisto" ei aina toimi kuin todellinen kollektiivinen substantiivi:
* sillä on usein tietty merkitys: "Asiakirja" tarkoittaa jäsenneltyä asiakirjojen kokoelmaa, usein tutkinta- tai virallisia tarkoituksia varten.
* Se ei ole aina vaihdettavissa muiden kollektiivisten substantiivien kanssa: Et sano "asiakirjojen asiakirja -aineistoa", koska "itse asiakirja" merkitsee ryhmää asiakirjoja.
Joten vaikka "asiakirja -aineistoa" voidaan pitää asiakirjojen kollektiivisena substantiivina, se on vivahteikkaampaa kuin jotkut muut kollektiiviset substantiivit, kuten "parvi" tai "joukkue".