1. Hallintotehtävät:
- Hallitse ja ylläpidä toimistoasiakirjoja, tiedostoja ja asiakirjoja.
- Käsittele kirjeenvaihtoa, mukaan lukien saapuvien sähköpostien vastaanottaminen, lajittelu ja jakelu sekä lähtevien sähköpostien ja raporttien valmistelu.
- Tarjoa hallinnollista tukea johtaville virkamiehille ja muille henkilöstön jäsenille.
- Auttaa järjestämään kokouksia, työpajoja ja koulutustilaisuuksia.
2. Toiminnot:
- Tietojen syöttäminen ja käsittely tietokonejärjestelmiin varmistaen tarkkuuden ja tehokkuuden.
- Valmistele esityksiä, raportteja, laskentataulukoita ja muita asiakirjoja toimistoohjelmistolla.
- Hoida tiedonsyöttö-, tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatehtävät.
- Ylläpidä ja päivitä tietokantoja ja tietueita tarpeen mukaan.
3. Viestintä ja koordinointi:
- Ole vuorovaikutuksessa sidosryhmien, mukaan lukien vakuutuksenottajien, työnantajien, edunsaajien ja valtion virkamiesten, kanssa antaaksesi tietoja ja vastataksesi tiedusteluihin.
- Vastaa puheluihin, sähköposteihin ja kirjalliseen kirjeenvaihtoon oikea-aikaisesti ja ammattimaisesti.
- Ylläpidä tehokasta viestintää ESIC:n muiden osastojen ja sivukonttoreiden kanssa koordinoinnin ja yhteistyön helpottamiseksi.
4. Yleiset tukitoiminnot:
- Tarjoa apua hankintaprosessissa, kuten tarjousten saamisessa, tilausten tekemisessä ja toimitusten seurannassa.
- Hallitse varasto- ja toimistotarvikkeita varmistaen päivittäisten toimintojen sujuvan toiminnan.
- Hoitaa kirjanpidon perustehtävät, kuten maksujen käsittely ja laskujen laatiminen.
- Auttaa hallinnoimaan erilaisia ESIC:n tarjoamia järjestelmiä ja etuja.
5. Asiakaspalvelu:
- Ratkaise asiakkaiden tiedustelut ja valitukset tarjoamalla tarkkoja tietoja ja auttamalla heitä heidän liiketoimissaan.
- Seuraa asiakkaiden pyyntöjä ja varmista, että ongelmat ratkaistaan ajoissa.
- Säilytä luottamuksellisuus ja suojaa työntekijöitä ja työnantajia koskevia arkaluonteisia tietoja.
Kaiken kaikkiaan ESIC:n Multi Tasking Staffilla on tärkeä rooli organisaation päivittäisen toiminnan tukemisessa hallitsemalla tehokkaasti hallinnollisia, toimisto- ja yleisiä tukitehtäviä. Heidän panoksensa varmistaa sujuvan viestinnän, koordinoinnin ja asiakaspalvelun, mikä tukee ESICin tavoitteiden saavuttamista.